企业业务往来的增加，对外交往面的扩大，使企业的接待工作越来越重要。作为女性，可能会被授命负责一些商务接待任务或者临时负责处理这方面的事务。

干练的职业女性对于到办公室来访的客人，总会给予最周到热诚的招待。

如果来访的客人没有预约，他的到访只是非正式的拜会，或者推销产品或服务，则他自己应该已有等候的心理准备。尽管如此，作为主人，对于他的到访仍应予以尊重。在等待的时间里，尽可能地提供舒适的座位、有趣的刊物（如最近的杂志、当地报纸）。当然，公司的年报及特殊的刊物，也是可以的，很多的公司还会提供饮料，如咖啡、茶水等。

对于已事先约好的客人，如果仍需要等候的话，则更应给予特别的接待。很多时候，一些突如其来的紧急事件常会打乱你的时间安排。如果你必须让客人等待超过10分钟以上，则应拨出一两分钟，先到办公室外跟客人问候一声、握个手，并且表达你的歉意（这对因等候而不耐烦的人，有安抚情绪的效果）。或者也可让访客有安排另一次晤面的选择，但在大多数情况下，他都会拒绝这样的安排，而希望晤面会很快实现。等候他人的人最痛恨的莫过于遗忘了，此时接待人员或者秘书对他的窘况，绝对不能表现出一副漠不关心的态度。

终于可以接见访客时，别忘了再次诚挚地向他致歉，解释刚才临时所出的状况，全心全意地接待对方，所谓“全心全意”是指：在你们晤谈的时候不接任何电话，同时部属也不得进来要求签署文件或请示你的裁决，打断你们的谈话。

与别人预约的晤面，常会因为一些突发状况而让访客等候一段时间，如果对方正好有时间的话，则不妨在等候时安排一些参观活动，譬如公司的一些景观，包括生产技术的示范、公司产品的展示、新大楼的建筑与设计，或者墙上摆设的艺术收集品，等等。事实上，经过仔细安排的短程参观活动，对来访者来说是非常好的了解机会。但想要安排得让人满意，需要注意的事项有：

（1）参观的地区必须是整整齐齐、清清洁洁的。

（2）访客不能干扰员工的作息。

（3）带领参观的人必须具有丰富常识、能言善辩并深谙说话的艺术。

（4）来访者特别感兴趣的事物通常事前都可探知，在介绍中就应当特别予以强调。

（5）准备一些精美印刷品让访客带回去，以加深他参观的印象。

一个人是否具备良好的礼仪态度，由他在办公室接待来访同行的表现即可看出。无论你是主人或访客，最重要的是随时保持优雅、警觉以及有条不紊的态度。

同时，商务接待也有一些小细节不容忽视。

1.守时

任何人都不喜欢等人，尤其是你的客户，他们是来与你进行商务谈判或合作事项的磋商的，他们的事情应该是最重要的。因此，如果你估计某人必须等你超过10分钟，你应该先出去向他们道歉，并解释延误的原因，最重要的是，保证你一定尽快到，同时，安排等候你的人能有杯咖啡或饮料或刊物打发时间，也可问问他们是否需要打个私人电话，让他们有事可

忙。

2.接待

（1）如果没有秘书或接待人员引导访客自电梯或接待区到你的办公室，在接到客人已经到达的通知时，应亲自到接待区迎接、问候来客，并带领他们到你的办公室。此时，让客人先行，是比较合理的做法，但你也可以走在前面带路。

（2）若有秘书接待时，当你的部属将访客带到你的办公室时，你应马上站起来，由桌后走出，并伸出手与来人寒暄问候。

（3）若约定的人到达时，你正在打电话，应该马上结束通话。

（4）访客来时穿着外套，脱下后，应将它挂在你办公室里的衣柜，或者交给部属拿去挂。同时，你的办公室外面，应放置一个雨伞架，以免客人为担心他的雨伞将地毯弄湿，而显得狼狈不堪。

（5）如果来访的客人很多，事前即应准备足够的座椅，免得临时到处张罗椅子，这样不仅浪费时间，同时也显得诚意不足。况且，临时找来的椅子有时坐起来并不舒服。

（6）在办公室的角落放置沙发以及一些椅子，除供小型聚会用，客人来时更能坐得舒服。

（7）等客人坐定后你再坐下。

3.送客

客人离开时，如果没有秘书陪他去搭电梯，或者秘书正忙着做别的事，你应该亲自陪客人到电梯口。

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